Com a tendência de queda nas matrículas em universidades e a previsão de especialistas de um “abismo demográfico” em 2025, ter um CRM para o ensino superior é absolutamente vital para garantir o sucesso de uma instituição. Um CRM é fundamental para atrair e reter alunos, garantir o sucesso dos inscritos e fortalecer o relacionamento com ex-alunos e doadores.
A Universidade de Wyoming aumentou as matrículas usando o HubSpot Smart CRM, com 60% dos alunos ingressantes de um ano tendo passado por uma landing page do HubSpot em algum momento de sua jornada, provando o quão poderoso o CRM certo pode ser.
A seguir, exploraremos quatro CRMs para o ensino superior, oferecendo comparações de recursos, detalhes de preços e orientações de implementação. Para apresentar rapidamente este guia completo, utilizamos ferramentas de IA para pesquisa e elaboração. Todo o conteúdo foi cuidadosamente revisado, verificado e revisado por um redator da HubSpot para garantir precisão e integridade.
Continue lendo para descobrir qual CRM pode melhorar melhor as estratégias de inscrição e engajamento da sua instituição.
Índice
O que é um CRM para ensino superior?
Um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para ensino superior é uma plataforma especializada que ajuda faculdades e universidades a gerenciar interações com futuros alunos, alunos atuais, ex-alunos, doadores e outras partes interessadas durante toda a jornada deles na instituição.
Do monitoramento de interações com clientes em potencial e automação de contato personalizado ao suporte a iniciativas de sucesso estudantil e engajamento de ex-alunos, essas plataformas funcionam como um hub central para todos os dados e comunicações dos constituintes. O CRM pode ajudar as equipes de matrícula a trabalhar de forma mais inteligente, automatizando tarefas rotineiras e fornecendo os insights necessários para a tomada de decisões baseadas em dados.
Melhores CRMs para Ensino Superior em resumo
| CRM | Melhor para | Principais características | Preços | Teste gratuito disponível |
| HubSpo | Instituições que desejam uma plataforma completa que unifique o recrutamento, o sucesso dos alunos e o avanço com automação baseada em IA | Visão 360 dos contatos, agentes Breeze AI, automação de marketing para crescimento de matrículas | CRM gratuito; planos pagos começam em US$ 15/assento/mês | Sim (nível gratuito disponível) |
| Nuvem educacional Salesforce | Grandes universidades com recursos para transformação digital abrangente e soluções de nível empresarial | Modelo de dados específico para educação, recursos de IA do Agentforce, recursos modulares do SIS | Começa em US$ 81,25/usuário/mês | Sim, teste gratuito de 30 dias |
| CRM Ellucian | Instituições que desejam um pacote de software de ensino superior que tenha produtos de CRM (Recruit, Advise e Advance) e soluções SIS no mesmo ecossistema | Portal do aluno, gerenciamento de aplicativos, integração perfeita do ecossistema Ellucian | Entre em contato para saber os preços. | Não |
| Ardósia | Instituições que buscam uma plataforma de gerenciamento de admissões e matrículas desenvolvida especificamente | Plataforma unificada de admissões e matrículas, integrações SIS, recursos baseados em IA | Começa em US$ 30.000 por ano | Não |
Melhor software de CRM para ensino superior
Selecionar o CRM certo pode transformar a forma como sua instituição interage com os alunos ao longo de sua jornada educacional, além de otimizar doações e patrocínios. Vamos analisar quatro soluções líderes que podem atender às necessidades específicas do ensino superior.
1. HubSpot
Ideal para: Instituições que desejam uma plataforma completa que unifique o recrutamento, o sucesso dos alunos e o avanço com automação baseada em IA
Principais recursos do HubSpot
- Visão 360 dos contatos: Crie objetos personalizados para adaptar o HubSpot às suas necessidades e fluxos de trabalho no ensino superior. Elimine silos de dados conectando informações de admissões, serviços estudantis, desenvolvimento e relações com ex-alunos em um sistema centralizado. O Smart CRM do HubSpot oferece a todos os departamentos a mesma visão abrangente de cada constituinte, possibilitando experiências personalizadas ao longo do ciclo de vida do aluno.
- Agentes de IA da Breeze: implante agentes com tecnologia de IA que trabalham 24 horas por dia, 7 dias por semana, para dar suporte às suas equipes. Use o Agente de Conteúdo da Breeze para criar conteúdo de recrutamento atraente e comunicações personalizadas. Utilize o Agente de Cliente da Breeze para responder a perguntas de possíveis alunos instantaneamente, transferir consultas complexas para um representante de suporte humano ou ajudar os alunos a encontrar o conteúdo certo para responder às suas perguntas.
- Automação de marketing para crescimento de matrículas: crie campanhas sofisticadas de nutrição que se adaptam aos comportamentos e interesses dos alunos. Monitore quais programas geram mais interesse, automatize convites e acompanhamentos para eventos e mensure o ROI de cada campanha. A Universidade de San Diego viu um aumento de 10 vezes nas inscrições em eventos após publicar conteúdo e implementar um e-mail de nutrição mais inteligente por meio do HubSpot.
Preços do HubSpot
- O CRM da HubSpot é sempre gratuito e inclui níveis gratuitos para todos os seis produtos principais (marketing, vendas, serviço, conteúdo, operações e comércio)
- Os planos pagos começam em US$ 15/assinado/mês para planos Starter.
- Os preços do HubSpot dependem das suas necessidades específicas e dos complementos. Use esta calculadora de preços do HubSpot para ver o seu preço personalizado.
2. Nuvem de Educação Salesforce
Ideal para: Grandes universidades com recursos para transformação digital abrangente e soluções de nível empresarial
Principais recursos do Salesforce Education Cloud
- Modelo de dados específico para educação: desenvolvido com objetos educacionais nativos para cursos, notas, períodos acadêmicos e decisões de inscrição. Também contém módulos específicos para recrutamento, admissões, operações acadêmicas e muito mais.
- Recursos de IA do Agentforce: implante agentes de IA pré-criados, alimentados pelos dados do seu CRM, para auxiliar no recrutamento de alunos, orientação e pesquisa de potenciais clientes. Este produto de CRM inclui habilidades e ações pré-criadas, projetadas para lidar com tarefas rotineiras na educação, como a recuperação de dados de marcos de doadores .
- Recursos do sistema de informações do aluno (SIS): a Salesforce continua implementando recursos modulares do SIS , incluindo recursos de registro para que os alunos possam encontrar e se inscrever em aulas.
Preços do Salesforce Education Cloud
Observe que os preços do Salesforce Education Cloud a seguir são para instituições sem fins lucrativos e são cobrados anualmente. Veja os preços para instituições com fins lucrativos . Há um teste gratuito de 30 dias disponível.
- Education Cloud Enterprise Edition: US$ 81,25/usuário/mês
- Education Cloud Unlimited Edition: US$ 138,75/usuário/mês
- Education Cloud Agentforce 1 para edição de vendas: US$ 375/usuário/mês
- Education Cloud Agentforce 1 for Service Edition: US$ 375/usuário/mês
3. CRM Ellucian
Melhor para: Instituições que desejam um pacote de software de ensino superior que tenha produtos de CRM (Recruit, Advise e Advance) e soluções SIS no mesmo ecossistema
Principais recursos do Ellucian CRM Recruit
- Portal do aluno: os alunos podem acessar um portal on-line para visualizar suas inscrições, ver os próximos eventos e permanecer conectados à sua escola.
- Gerenciamento de solicitações: acompanhe as solicitações conforme elas avançam no processo, configure regras para atribuir decisões automaticamente e permita que os clientes em potencial gerenciem suas solicitações.
- Integração perfeita com a Ellucian: integre perfeitamente os dados do seu CRM com os produtos ERP e SIS disponíveis no mesmo ecossistema, proporcionando uma abordagem mais unificada.
Preços do Ellucian CRM
A Ellucian oferece três produtos de CRM: Recruit, Advise e Advance, mas não divulga seus preços publicamente. Entre em contato com a Ellucian para saber os preços. Não há teste gratuito disponível.
4. Ardósia
Ideal para: Instituições que buscam uma plataforma de gerenciamento de admissões e matrículas desenvolvida especificamente para esse fim.
Principais recursos do Slate
- Plataforma unificada de admissões e matrículas: acesse ferramentas para otimizar seus processos de admissão e matrícula, incluindo formulários de revisão de leitores, fluxos de trabalho de leitores, liberações eletrônicas de decisões, listas de verificação de matrículas e previsão de matrículas .
- Integrações com as principais plataformas SIS: aproveite integrações bidirecionais com Banner, PeopleSoft, PowerCampus e muito mais.
- Recursos baseados em IA: use texto preditivo com tecnologia de IA para gerar textos personalizados rapidamente. A consulta em linguagem natural ajuda você a pesquisar em seu banco de dados usando linguagem coloquial.
Preços de ardósia
O preço do Slate CRM tem diferentes níveis de licença: Admissões, Sucesso do Aluno e Avanço.
- O licenciamento de admissão é cobrado com base no volume de inscrições, começando em US$ 30.000 para menos de 1.500 inscrições.
- Não há custo adicional para o Sucesso Estudantil em um banco de dados Slate existente no seu campus. Caso contrário, o Sucesso Estudantil custará US$ 30.000 por ano.
- Os níveis de taxa de avanço são baseados na matrícula ativa de graduação em tempo integral, começando em US$ 50.000 para menos de 2.500.
- Não há teste gratuito.
Benefícios do software CRM para o ensino superior
Aumente a matrícula por meio de recrutamento personalizado.
CRMs modernos ajudam as instituições a oferecer experiências personalizadas em larga escala. Ao monitorar o comportamento e os interesses dos clientes em potencial, você pode enviar comunicações direcionadas que correspondam às necessidades específicas de cada aluno. A Universidade de Wyoming utilizou o Marketing para aumentar o volume de leads em 26%.
Simplifique os processos de admissão e reduza o trabalho manual .
Automatize tarefas rotineiras, como atualizações de status de inscrições, lembretes de documentos e confirmações de eventos. Os CRMs unificam dados de diversas fontes, liberando a equipe de admissões para se concentrar em ajudar os alunos a prosperar.
Melhore a retenção e o sucesso dos alunos.
Monitore o engajamento dos alunos em todas as dimensões acadêmicas e sociais para identificar precocemente alunos em risco. Os CRMs permitem estratégias de intervenção coordenadas, conectando orientadores, professores e serviços de apoio em torno de dados compartilhados dos alunos.
Fortalecer as relações com ex-alunos e impulsionar a arrecadação de fundos.
Construa relacionamentos duradouros com os formandos por meio de campanhas de engajamento direcionadas e oportunidades de doações personalizadas. CRMs ajudam as equipes de desenvolvimento a monitorar a capacidade de doação, gerenciar campanhas e demonstrar o ROI em iniciativas de arrecadação de fundos. A Escola de Negócios da Universidade Howard utilizou o para arrecadar mais de US$ 100.000 para seu Centro de Excelência em Carreiras.
5 Recursos Importantes para um CRM de Ensino Superior
1. Integração com Sistemas de Informação Estudantil
Seu CRM deve se conectar perfeitamente ao seu SIS para manter a consistência dos dados e eliminar entradas duplicadas. Procure integrações pré-criadas com sistemas populares como Banner, Colleague, PeopleSoft e Jenzabar.
2. Capacidades de comunicação multicanal
Os estudantes de hoje esperam interagir por meio de seus canais preferidos, seja e-mail, mensagem de texto, chat ou redes sociais. Um CRM robusto deve oferecer suporte à comunicação omnicanal, mantendo um histórico de conversas unificado. A caixa de entrada compartilhada consolida as comunicações por e-mail, chat ao vivo e Facebook Messenger em um só lugar.
3. Gerenciamento e rastreamento de eventos
De dias de portas abertas a dias de admissão de alunos, os eventos desempenham um papel crucial no recrutamento. Seu CRM deve agilizar as inscrições em eventos, automatizar confirmações e lembretes e monitorar a participação para mensurar o ROI do evento. Procure recursos como check-in por QR code, gerenciamento de capacidade e automação de pesquisas pós-evento. Os formulários e landing pages podem gerenciar inscrições em eventos, enquanto a automação de marketing pode enviar e-mails de confirmação e lembretes.
4. Análise preditiva e recursos de IA
CRMs modernos utilizam IA para identificar os alunos mais adequados, prever a probabilidade de matrícula e recomendar estratégias de comunicação ideais. O Breeze AI fornece insights inteligentes em toda a plataforma, desde sugestões de criação de conteúdo até pontuação de leads , que podem ajudar a priorizar os esforços de recrutamento.
Como escolher um CRM para o ensino superior (passo a passo)
Etapa 1: avalie seu ecossistema de tecnologia atual.
Crie um inventário de todos os sistemas atualmente em uso nos departamentos de admissão, serviços estudantis, desenvolvimento e outros. Documente pontos problemáticos, silos de dados e processos manuais que um CRM poderia solucionar. Considere quais sistemas devem ser integrados ao seu novo CRM e quais podem ser substituídos.
Etapa 2: defina suas metas e métricas de sucesso.
Estabeleça objetivos claros para a implementação do seu CRM. Seu foco principal é aumentar o número de inscrições, melhorar as taxas de produtividade, aumentar a retenção ou aumentar a receita de promoções? Defina metas específicas e mensuráveis, como “aumentar o número de inscrições concluídas em 15%” ou “reduzir o tempo de tomada de decisão em 3 dias”.
Etapa 3: Avalie os requisitos de recursos por departamento.
Reúna a contribuição de todos os grupos de stakeholders que utilizarão o CRM. A área de admissões pode priorizar o gerenciamento de candidaturas, enquanto a área de desenvolvimento se concentra no acompanhamento de doadores. Crie uma matriz de requisitos que pondere os recursos essenciais e os desejáveis para cada departamento.
Etapa 4: considere as necessidades de implementação e suporte.
Avalie as capacidades técnicas da sua equipe e os recursos disponíveis para implementação. Algumas plataformas, oferecem interfaces intuitivas e treinamento gratuito abrangente , enquanto outras podem exigir um envolvimento significativo de TI e consultores externos. Considere as necessidades contínuas de suporte e treinamento.
Etapa 5: solicitar demonstrações e programas piloto
Restrinja sua lista a alguns dos principais concorrentes e solicite demonstrações abrangentes, adaptadas a casos de uso no ensino superior. Peça para ver fluxos de trabalho reais, como processar uma inscrição ou executar uma campanha de e-mail. Muitos fornecedores oferecem testes, nos quais você pode testar o sistema com um pequeno grupo antes da implementação completa.
Etapa 6: Escolha uma plataforma que se adapte à sua instituição
A plataforma da HubSpot abrange desde pequenas faculdades que usam ferramentas gratuitas até grandes universidades que exigem recursos empresariais.
Perguntas frequentes
Qual é o melhor CRM para ensino superior?
O melhor CRM depende das necessidades, do tamanho e dos recursos específicos da sua instituição. Os clientes da HubSpot adoram sua interface amigável, sua versão gratuita abrangente e seus poderosos recursos de automação que acompanham o crescimento. A flexibilidade da plataforma permite que as instituições comecem pequenas e expandam o uso para outros departamentos.
Quais recursos devo procurar em um CRM para faculdades e universidades?
Os recursos essenciais incluem integração com SIS, comunicação multicanal, gerenciamento de eventos, processamento de aplicativos e relatórios robustos. Procure plataformas que ofereçam insights baseados em IA, acessibilidade móvel e recursos de segurança robustos.
Quanto custa um CRM para ensino superior?
Os custos do CRM variam significativamente com base nos recursos e no número de usuários. Os custos totais devem considerar implementação, treinamento e suporte contínuo. Anualmente, você pode gastar dezenas de milhares de dólares para licenciar um CRM para o ensino superior.
